«Οδηγός της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων»

                                                                            

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ 

Με τον οδηγό που δημοσιεύθηκε από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή παρέχονται οδηγίες – βήματα προς τις επιχειρήσεις προκειμένου να είναι έτοιμες για την εφαρμογή του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία των Προσωπικών Δεδομένων :

Ποιους αφορά;

Σκοπός του οδηγού αυτού είναι να βοηθήσει τις εταιρίες που δεν διαχειρίζονται προσωπικά δεδομένα ως βασική επιχειρηματική δραστηριότητα, όπως είναι οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις που κυρίως διαχειρίζονται προσωπικά δεδομένα των υπαλλήλων τους ή έχουν λίστες με πελάτες και αγοραστές. Πρόκειται, ενδεικτικά, για εμπόρους ή μαγαζιά, όπως αρτοποιεία ή κρεοπωλεία, ή παρόχους υπηρεσιών, όπως αρχιτέκτονες. Αυτός o οδηγός τονίζει τα λίγα βήματα που πρέπει να γίνουν, για να ετοιμαστείτε για τον ΓΚΠΔ.

Προσωπικά δεδομένα είναι κάθε πληροφορία που σχετίζεται με ζωντανό άτομο (όχι νομικές οντότητες). Αυτά περιλαμβάνουν, για παράδειγμα: όνομα, επίθετο, διεύθυνση κατοικίας, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τοποθεσία από τον χάρτη του κινητού σας. Συνήθως, πρόκειται για δεδομένα που ενδέχεται να διαθέτετε για τους υπαλλήλους σας, τους πελάτες σας ή του προμηθευτές σας.

BHMA 1 - ΕΛΕΓΞΤΕ ΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΠΟΥ ΣΥΛΛΕΓΕΤΕ ΚΑΙ ΕΠΕΞΕΡΓΑΖΕΣΤΕ, ΤΟΝ ΣΚΟΠΟ ΓΙΑ ΤΟΝ ΟΠΟΙΟΝ ΤΟ ΚΑΝΕΤΕ ΚΑΙ ΠΑΝΩ ΣΕ ΠΟΙΑ ΝΟΜΙΚΗ ΒΑΣΗ

Διαθέτετευπαλλήλους: επεξεργάζεστε τα προσωπικά τους δεδομένα με βάση τη σύμβαση εργασίας και τις νομικές υποχρεώσεις (π.χ. αναφορά στις φορολογικές αρχές / ασφαλιστικά συστήματα).

Μπορείτε να διαχειρίζεστε λίστα ατομικών πελατών, για παράδειγμα για να τους στέλνετε ειδοποιήσεις σχετικά με ειδικές προσφορές/ διαφημίσεις, αν έχετε λάβει τη συναίνεσή τους.

Δεν χρειάζεστε πάντα συναίνεση. Υπάρχουν περιπτώσεις όπου τα άτομα περιμένουν να επεξεργαστείτε τα δεδομένα τους. Για παράδειγμα, ως έμπορος πίτσας μπορείτε να επεξεργάζεστε τη διεύθυνση παράδοσης, για να διαφημίσετε ένα από τα καινούρια σας προϊόντα. Αυτό ονομάζεται έννομο συμφέρον. Πρέπει να ενημερώνετε τα άτομα για τη χρήση που σκοπεύετε να κάνετε και να σταματάτε την επεξεργασία τέτοιων δεδομένων, αν σας ζητήσουν να το κάνετε.

Αν διαχειρίζεστε λίστα προμηθευτών ή εταιρικών πελατών, να το κάνετε βάσει των συμβάσεων που έχετε συνάψει μαζί τους. Οι συμβάσεις δεν είναι απαραίτητο να είναι σε γραπτή μορφή.

BHMA 2 - ΕΝΗΜΕΡΩΝΕΤΕ ΤΟΥΣ ΠΕΛΑΤΕΣ ΣΑΣ, ΤΟΥΣ ΥΠΑΛΛΗΛΟΥΣ ΣΑΣ ΚΑΙ ΑΛΛΟΥΣ, ΟΤΑΝ ΣΥΛΛΕΓΕΤΕ ΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΤΟΥΣ ΔΕΔΟΜΕΝΑ

Τα άτομα πρέπει να γνωρίζουν ότι επεξεργάζεστε τα προσωπικά τους δεδομένα και για ποιον σκοπό.

Δεν είναι ανάγκη να τους ενημερώνετε, όταν ήδη γνωρίζουν πώς θα χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα τους: για παράδειγμα όταν πελάτης σάς ζητεί κατ’ οίκον παράδοση.

Να ενημερώνετε, επίσης, τους ενδιαφερόμενους για αιτήματα σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα που διαθέτετε και να τους δίνετε πρόσβαση στα δικά τους προσωπικά δεδομένα. Να τηρείτε σε τάξη τα δεδομένα, ώστε όταν ένας υπάλληλος σας ρωτήσει τι είδους προσωπικά δεδομένα διαθέτετε, να μπορείτε να τα παρέχετε με ευκολία και χωρίς κόπο.

BHMA 3 - ΤΗΡΕΙΤΕ ΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΜΟΝΟ ΓΙΑ ΟΣΟ ΧΡΕΙΑΖΕΤΑΙ

Δεδομένα των υπαλλήλων σας: για όσο διαρκεί η σύμβαση εργασίας και οι σχετικές νομικές υποχρεώσεις.

Δεδομένα των πελατών σας: για όσο διαρκεί η σχέση με τον πελάτη και οι σχετικές νομικές υποχρεώσεις (για παράδειγμα, για φορολογικούς σκοπούς).

Διαγράφετε τα δεδομένα, αν δεν είναι πλέον απαραίτητα για τους σκοπούς για τους οποίους τα συλλέξατε.

BHMA 4 - ΑΣΦΑΛΙΣΤΕ ΤΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΠΟΥ ΕΠΕΞΕΡΓΑΖΕΣΤΕ

Αν αποθηκεύετε τα δεδομένα αυτά σε σύστημα ΤΠ, να περιορίζετε την πρόσβαση στα αρχεία που τα περιέχουν, π.χ. με κωδικό πρόσβασης. Να ενημερώνετε τακτικά τις ρυθμίσεις ασφαλείας του συστήματός σας.

(Σημείωση: ο ΓΚΠΔ δεν υπαγορεύει τη χρήση συγκεκριμένου συστήματος ΤΠ)

Αν έχετε αποθηκευμένα φυσικά έγγραφα με προσωπικά δεδομένα, βεβαιωθείτε ότι δεν έχουν πρόσβαση σε αυτά μη εξουσιοδοτημένα άτομα: κλειδώστε τα σε ερμάριο ή χρηματοκιβώτιο.

BHMA 5 - ΚΡΑΤΑΤΕ ΦΑΚΕΛΟ ΜΕ ΤΙΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΣΑΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Ετοιμάστε ένα μικρό έγγραφο όπου εξηγείτε τι προσωπικά δεδομένα έχετε στη διάθεσή σας και για ποιον λόγο. Ίσως σας ζητηθεί να προσκομίσετε τον σχετικό φάκελο στην εθνική αρχή σας προστασίας δεδομένων, αν σας το ζητήσει.

πηγή : ΒΕΑ 

Share: